Czym jest KSeF i co zmienia?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, przez którą od 2026 r. będą wystawiane i odbierane faktury w ujednoliconej formie elektronicznej. Fakturę uznaje się za wystawioną w chwili jej wysłania do KSeF, a za otrzymaną w momencie nadania numeru systemowego – niezależnie od tego, kiedy kontrahent ją pobierze. Zmiana oznacza odejście od papierów i PDF-ów oraz przejście na jeden, wspólny dla wszystkich firm standard fakturowania, który usprawni kontrolę, obieg dokumentów i rozliczenia.

Dokumenty do pobrania:

• Instrukcja wystawiania faktur w KSeF
• Instrukcja wystawiania korekt do faktur w KSeF
• Instrukcja generowania Tokenów

Harmonogram wdrożenia

(kliknij, aby rozwinąć pozycje)

Informacja do klientów o systemie KSeF 15 września 2025

15.09.2025r. wysłaliśmy wiadomość email do wszystkich naszych klientów z opisem systemu, najważniejszymi zmianami, schematem działania oraz planem wdrożenia w naszej firmie. Chcieliśmy, aby każdy klient miał pewność, że jesteśmy przygotowani na KSeF i wiedział jak będzie przebiegał proces wdrożenia.

Rozpoczęcie integracji KSeF u klientów 27 października 2025

27.10.2025r. rozpoczęliśmy proces intergracji kont naszych klientów w systemie księgowym z KSeF. Każdy aktywny klient otrzymał precyzyjną instrukcję dot. generowania Tokenów, informację o kolejnych działaniach oraz przypomnienie czym jest KSeF. Ze względu na dużą ilość klientów wysyłaliśmy instrukcje grupami. Po otrzymaniu Tokenów przeprowadzaliśmy niezbędne zmiany na kontach już samodzielnie. Dzięki temu ograniczyliśmy udział klientów w tym procesie do minimum.

Testowanie działania i poprawki 1 stycznia 2026

01.01.2026r. rozpoczynamy masowe testowanie poprawności integracji i konfiguracji kont. Jeśli uprawnienia w Tokenach zostały nieprawidło nadane, są niejasności dotyczące wystawiania faktur i korekt lub wystąpił jakiś problem dotyczący konfiguracji to mamy jeszcze czas na wprowadzenie zmian.

KSeF 2.0 w systemie księgowym 26 stycznia 2026

26.01.2026r. system księgowy wFirma będzie przechodził z wersji KSeF 1.0 na KSeF 2.0. Może pojawić się konieczność ponownego wygenerowania Tokenów, ale same zmiany na kontach klientów już zostaną – niezbędna będzie sama podmiana Tokenów. Dlaczego? Otóż pojawiła się kolejna, nowa strona rządowa do generowania Tokenów o nazwie Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Stare Tokeny nie przechodzą do nowej strony, ale nowe nie działają przed 1 lutego 2026 r. Rozporządzenia dotyczące systemu KSeF pojawiały się jeszcze w połowie grudnia 2025r. !

Obowiązek odbierania faktur w KSeF 1 lutego 2026

01.02.2026r. wchodzi w życie obowiązek odbierania faktur wystawionych dla naszej firmy w KSeF. Bez względu czy takie faktury otrzymujemy czy nie to musimy być na to gotowi, czyli mieć przeprowadzoną integrację z systemem KSeF. W związku z tym, jest to faktyczna data wejścia w życie tego systemu. Jako biuro rachunkowe możemy zaksięgować jedynie te dokumenty, do których mamy oficjalny dostęp.

Zmiana sposobu przesyłania faktur kosztowych 1 lutego 2026

W związku z obowiązkiem odbierania faktur kosztowych z KSeF (więcej wyżej) zmieni się również sposób przesyłania do nas takich faktur. Odbiór faktur kosztowych będzie odbywać się wyłącznie w naszym systemie. Część faktur klienci będą pobierać z KSeF do systemu księgowego, a część przesyłać bezpośrednio do systemu (jeśli zostały wystawione jeszcze poza KSeF). Opisywanie dokumentów kosztowych też będzie odbywać się w systemie księgowym.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF 1 kwietnia 2026

01.04.2026r. wchodzi w życie obowiązek wystawiania wszystkich faktur w KSeF. Jest kilka wyjątków do końca 2026 r., ale co do zasady faktury wystawione poza KSeF nie będą dokumentem księgowym. Do tego czasu wszyscy nasi klienci powinni już pracować w tym systemie, więc będziemy przygotowani znacznie wcześniej.

Zmiana Tokenów na Certyfikaty 6 listopada 2026

06.11.2026r. rozpoczniemy proces przechodzenia z Tokenów na docelową formę autoryzacji w KSeF 2.0, czyli Certyfikaty. Nie mogliśmy zrobić tego na początku, ponieważ nie istniała strona rządowa do wydawania certyfikatów, nie istniała obsługa certyfikatów w programach księgowych oraz nie istniała część rozporządzeń na podstawie, których pracują również systemy księgowe. Wszyscy klienci otrzymają nowe instrukcje pokazujące dokładnie w jaki sposób otrzymać takie Certyfikaty i jak nadać nam odpowiednie uprawnienia dostępu do dokumentów.

Powszechny obowiązek KSeF 1 stycznia 2027

01.01.2027r. system KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich bez wyjątku w jednolitej formie. Autoryzacja przebiega już wyłącznie poprzez Certyfikaty, a wszystkie wystawiane i otrzymywane faktury przez podmioty w kraju muszą być zgodne z systemem KSeF.

Najczęściej zadawane pytania FAQ

1. Jak zalogować się do systemu KSeF? Przedsiębiorca może zalogować się do KSeF m.in. za pomocą Profilu Zaufanego na stronie internetowej: https://mcu.mf.gov.pl/web/login
2. Dlaczego biuro rachunkowe nie zrobi całej integracji za klienta? Biuro rachunkowe nie może samodzielnie przeprowadzić integracji z KSeF za klienta, ponieważ wymaga to początkowego dostępu właściciela firmy (np. JDG) do systemu, który potwierdza tożsamość i nadaje odpowiednie upoważnienia. Robimy co możemy, aby maksymalnie uprościć i ułatwić cały proces.
3. Czy można przeprowadzić integrację z KSeF dopiero w kwietniu lub później? W teorii większość przedsiębiorców będzie miało obowiązek wystawiania faktur w KSeF dopiero od kwietnia lub nawet od 2027 roku. W praktyce jest to bardzo zły pomysł. Przytłaczająca większość przedsiębiorców otrzymuje również faktury kosztowe, a znaczna część firm będzie wystawiać już faktury w KSeF. I trzeba takie faktury odebrać. Oczywiście nie każda faktura musi być wykazana jako koszt, ale to realne straty finansowe. Realna data wejścia w życie systemu KSeF to w 99% firm 01.02.26 r.
4. Co się stanie jeśli przedsiębiorca nie przeprowadzi integracji z KSeF? Naraża się na konsekwencje prawne i uniemożliwia poprawne rozliczanie prowadzonej działalności. Kontrahenci nie będą mogli zaksięgować wystawionych przez takiego przedsiębiorcę faktur, a sam przedsiębiorca nie będzie mógł rozliczyć faktur kosztowych. Prowadzenie działalności będzie w zasadzie niemożliwe.
5. Jak usunąć błędnie wystawioną fakturę? Nie ma możliwości usunięcia wystawionej faktury, która została przetworzona w KSeF. Prawidłowym i jedynym działaniem możliwym do podjęcia jest wystawienie korekty do wystawionej faktury.
6. Co jeśli system KSeF będzie miał awarię? Data wystawienia faktury jest datą przetworzenia faktury w systemie KSeF. Jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF np. następnego dnia (już po naprawieniu awarii) to ta data będzie datą wystawienia faktury. W związku z tym bardzo istotna jest data sprzedaży na fakturze. Faktura bez numeru KSeF nie będzie dokumentem księgowym.
7. Czy samofakturowanie również objęte jest systemem KSeF? Tak, docelowo każda wystawiana faktura powinna być przetworzona w systemie KSeF. W przypadku samofakturowania może pojawić się konieczność przeprowadzenia integracji z KSeF zarówno w naszym programie księgowym jak i u partnera biznesowego.
8. Czy paragony z NIP należy przesyłać do KSeF? Do końca 2026 roku nie ma takiego obowiązku, ponieważ dane z kasy fiskalnej już dzisiaj są przesyłane online tylko do innej bazy danych (innego systemu rządowego).

Wsparcie Krajowej Administracji Skarbowej

Zgłaszanie ewentualnych pytań lub dzielenie się własnymi uwagami jest możliwe za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego KSeF:

https://ksef.podatki.gov.pl/formularz

Infolinii KSeF, która jest dostępna w dni robocze w godzinach 8:00–18:00 pod numerem telefonu:

• 22 330 03 30 (numer dla telefonów komórkowych oraz z zagranicy),
• 801 055 055 (numer dla telefonów stacjonarnych).

Istnieje również możliwość załatwienia sprawy w zakresie KSeF w urzędzie – bez kolejki. W takim przypadku można umówić się i przyjść na wizytę:

https://wizyta.podatki.gov.pl